(Beritadaerah-Kolom) Meningkatkan produktivitas pemerintah akan memberikan manfaat besar bagi masyarakat. Sebuah studi McKinsey di 42 negara menemukan bahwa jika layanan publik dapat mencapai tingkat produktivitas yang setara dengan para pelaku utama dalam kelompok sejawatnya, peningkatan tersebut akan bernilai sekitar $3,5 triliun per tahun. Sejak saat itu, pemerintah telah menghabiskan lebih banyak uang untuk layanan publik, terutama selama pandemi COVID-19.
Jika memperhitungkan peningkatan dan inflasi ini, kesenjangan produktivitas bisa mencapai lebih dari $5 triliun per tahun pada tahun 2024. Sumber daya tambahan ini bisa dialihkan untuk lebih meningkatkan layanan publik, diinvestasikan untuk memenuhi kebutuhan jangka panjang (misalnya, kebutuhan populasi lanjut usia), atau digunakan untuk mengatasi tantangan fiskal yang semakin meningkat.
Secara global, pemerintah telah berupaya untuk menjadi lebih produktif. Namun, dengan beberapa pengecualian, produktivitas terus mengalami stagnasi.Di sektor publik, produktivitas mungkin sulit diukur tetapi umumnya mencakup peningkatan efisiensi dan efektivitas operasional.Penurunan produktivitas memberi tekanan pada anggaran pemerintah dan dapat mencegah masyarakat menerima hasil terbaik dari layanan publik seperti perawatan kesehatan dan pendidikan.
Tentu saja, ada banyak tantangan dalam meningkatkan produktivitas, seperti krisis keuangan global, pandemi, dan perang di Ukraina. Namun, produktivitas yang rendah di sektor publik merupakan fenomena jangka panjang yang sudah berlangsung setidaknya tiga dekade. Dalam artikel ini, akan dibahas pendekatan sistematis untuk meningkatkan produktivitas dengan menggunakan tiga strategi yang efektif di organisasi sektor publik dan swasta. Meskipun contoh-contoh yang digunakan spesifik dari Inggris Raya dan sektor swasta, kami menyarankan bahwa pendekatan keseluruhan yang diusulkan di sini akan berlaku untuk sebagian besar organisasi sektor publik.
Apakah kesenjangan tersebut akan semakin besar?
Produktivitas sektor publik di Inggris, seperti di banyak negara, telah menurun sejak 1995. Menurut penelitian McKinsey, antara tahun 1995 dan 2008, produktivitas sektor publik menurun rata-rata 0,1 persen per tahun. Sejak krisis keuangan 2008, penurunan tersebut meningkat menjadi 0,9 persen per tahun. Secara keseluruhan, produktivitas sektor publik telah menurun sekitar 20 persen sejak 1995. Sebaliknya, produktivitas sektor swasta di Inggris telah meningkat sebesar 50 persen selama periode yang sama, dan di Amerika Serikat, meningkat sebesar 150 persen. Publik telah memperhatikan ketimpangan ini. Dalam survei yang dilakukan pada bulan November 2023, 78 persen responden menyatakan bahwa layanan publik telah memburuk.
Melihat ke depan, mengingat kemajuan pesat dalam teknologi baru, termasuk AI generatif, kesenjangan antara produktivitas sektor publik dan swasta dapat semakin melebar (lihat bilah sisi “Studi kasus: Transformasi layanan pelanggan dengan AI generatif”). Saat ini, 65 persen perusahaan sektor swasta melaporkan penggunaan AI generatif secara teratur di lebih dari satu fungsi bisnis, dengan banyak yang mengalami penurunan biaya dan lonjakan pendapatan di unit bisnis yang menerapkan teknologi tersebut.Sebaliknya, hanya 37 persen badan pemerintah Inggris yang disurvei pada tahun 2024 yang telah menerapkan AI jenis apa pun (dan biasanya hanya untuk satu atau dua kasus penggunaan).
Ini bukan berarti sektor swasta memiliki semua jawabannya. Pertumbuhan produktivitas telah sangat bervariasi dari waktu ke waktu dan di berbagai negara dan sektor. Namun, secara rata-rata, sektor publik tampaknya tertinggal jauh, dan kesenjangannya tampaknya akan terus bertambah. Keharusan untuk melakukan perubahan besar dalam produktivitas sektor publik tidak pernah sebesar ini.
Waspadai pola pikir yang dapat menghambat pertumbuhan produktivitas
Pemerintah ingin meningkatkan produktivitas—telah ada dan terus ada banyak upaya yang bermaksud baik untuk melakukannya. Dan telah ada beberapa keberhasilan penting. Namun, secara umum, peningkatan produktivitas yang berkelanjutan dan menyeluruh dalam skala besar sulit dicapai. Para pemimpin sektor publik sering mengemukakan sejumlah alasan untuk menjelaskan mengapa hal itu begitu sulit dan mungkin tidak sepadan dengan usaha yang dikeluarkan:
“Meningkatkan produktivitas berarti mengurangi pengeluaran, sehingga layanan pasti akan mengalami penurunan.”
Pemikiran di beberapa departemen pemerintah tampaknya adalah bahwa pengurangan anggaran apa pun pasti akan, dan mungkin segera, menyebabkan penurunan layanan. Agar ini benar, itu berarti bahwa lembaga beroperasi di garis depan efisiensi atau bahwa kendala yang mereka hadapi begitu parah sehingga tidak ada peluang nyata untuk peningkatan produktivitas. Keduanya tampaknya tidak berlaku. Jawabannya mungkin dengan mendasarkan setidaknya beberapa peningkatan produktivitas pada penyediaan lebih banyak dengan anggaran yang sama atau lebih sedikit. Perubahan yang tepat dapat meningkatkan penyediaan dan efisiensi layanan.
“Kami dapat menghemat uang dengan mengotomatiskan pemberian layanan kami, tetapi pelanggan yang tidak terbiasa menggunakan layanan digital akan kesulitan mengatasinya.”
Jawaban sederhana untuk masalah ini sering kali adalah segmentasi—menyediakan layanan digital bagi mereka yang merasa nyaman dengannya (mayoritas populasi yang terus bertambah). Hal ini dapat meningkatkan pengalaman pelanggan, memberikan hasil yang lebih baik, dan menghemat uang. Sumber daya yang dihemat kemudian dapat digunakan untuk menyediakan layanan tatap muka yang lebih berkualitas kepada pelanggan yang membutuhkannya.
“Kami melihat peluang dan melakukan investasi, tetapi kami selalu kesulitan untuk memberikan manfaat.”
Penting untuk bersikap cermat dalam membuat kasus bisnis saat mengidentifikasi dan mengukur manfaat yang diharapkan dari sebuah investasi bagi pelanggan, bagi karyawan, dan dari perspektif nilai uang. Akuntabilitas untuk penyampaian manfaat juga harus jelas: Akuntabilitas harus berada di tangan fungsi yang bertanggung jawab atas penyampaian, bukan pada fungsi teknologi atau fungsi pendukung lainnya. Manfaat yang ditargetkan (penghematan, peningkatan layanan) harus tertanam dalam KPI individual (dari atas ke bawah organisasi) dan ke dalam anggaran departemen.
“Proses penganggaran tahunan kami membuat sangat sulit untuk melakukan investasi jangka menengah, bahkan untuk meningkatkan produktivitas.”
Ini adalah masalah nyata di banyak pemerintahan. Alokasi sumber daya multitahun, baik melalui program atau sistemik, mungkin perlu diadopsi secara lebih luas, terutama bila ada kasus bisnis yang jelas untuk peningkatan produktivitas.
“Kami tidak diberi insentif untuk berinovasi. Kami hanya bisa mendapatkan pendanaan untuk langkah-langkah yang terbukti berhasil.”
Sekali lagi, ada beberapa kebenaran dalam hal ini, tetapi juga benar bahwa banyak organisasi sektor publik sendiri enggan untuk mendorong inovasi. Mereka mungkin tidak memiliki keinginan atau kapasitas untuk mengejar ide-ide alternatif dan mungkin lebih suka mengandalkan solusi yang telah teruji dan tepercaya; ini terbukti, misalnya, dalam sejauh mana proses intensif manual masih berlaku di area yang mudah diotomatisasi.
Ciptakan sistem yang memungkinkan pertumbuhan produktivitas
Tanggung jawab untuk menciptakan dan memungkinkan produktivitas yang lebih tinggi berada di tangan pemerintah pusat, serta departemen dan lembaga masing-masing. Di tingkat federal atau pusat, beberapa keharusan praktis bagi para pemimpin muncul:
- Tetapkan aspirasi yang jelas untuk meningkatkan kualitas dan hasil layanan bagi publik.
- Berkomitmen pada alokasi sumber daya multi tahun untuk memungkinkan investasi masa depan.
- Secara tegas dorong usulan pengeluaran yang mencakup ide inovatif dan tolak usulan yang tidak.
- Menuntut pertanggungjawaban departemen dan lembaga dalam memenuhi komitmennya, terutama terkait manfaat.
- Tekankan perlunya proposal yang skalanya cepat dan terbukti berhasil, daripada melakukan uji coba atau pembuktian konsep tanpa henti.
- Bersikaplah bijaksana terhadap rotasi kepemimpinan, sehingga para pemimpin dapat bertahan dalam posisi mereka cukup lama untuk menghasilkan perbaikan yang nyata.
- Berinvestasi dalam kemampuan baru dengan mengidentifikasi bakat, membangun keterampilan, dan menarik bakat baru, termasuk melalui jalur karier baru dan proposisi nilai yang ditingkatkan.
- Rayakan keberhasilan, terima kegagalan (asalkan pelajaran dipelajari dengan cepat!), dan bantu sebarkan praktik terbaik.
Mencari peningkatan produktivitas secara holistik
Di tingkat departemen atau lembaga, langkah pertama untuk mencapai peningkatan produktivitas adalah meninjau aktivitas saat ini. Banyak departemen pemerintah mengatakan bahwa mereka kewalahan. Tinjauan cepat terhadap aktivitas yang ditujukan untuk mengidentifikasi apa yang harus dihentikan atau diprioritaskan ulang adalah langkah pertama. Hal ini sering kali mengungkap inisiatif dan aktivitas lama yang tidak lagi berkontribusi pada penyampaian prioritas departemen.
Baca juga : Kontraksi Ekonomi Jerman
Untuk memberikan hasil yang tepat, departemen dan lembaga dapat mempertimbangkan pelanggan, perangkat dan aset, serta orang-orang di seluruh organisasi mereka. Strategi meliputi hal-hal berikut:
- Memberikan layanan yang ditujukan kepada pelanggan. Ini adalah hal mendasar dan kemungkinan akan melibatkan inovasi digital untuk memberikan solusi yang disesuaikan bagi pelanggan. Ini termasuk melakukan segmentasi basis pelanggan, memperkirakan permintaan, mengoptimalkan penggunaan infrastruktur digital dan fisik, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih personal sebanyak mungkin. Sebuah negara Nordik mendesain ulang proses aplikasi panti jompo dan mengurangi waktu yang dibutuhkan hingga 70 persen. Sebuah bank Inggris meningkatkan skor pengalaman pelanggannya hingga 37 persen, meningkatkan keterlibatan karyawan hingga 29 persen, dan menghemat lebih dari $3,1 miliar biaya dengan mendesain ulang perjalanan pelanggannya dan mengubah organisasinya untuk memberikan layanan.
- Gunakan aset secara efisien dan dapatkan nilai terbaik dari pengadaan. Aset dapat mencakup aset tetap, infrastruktur dan properti, serta manajemen aset nonproperti. Terkadang, langkah-langkah sederhana seperti biaya modal untuk penggunaan properti dapat mendorong pengoptimalan di seluruh sistem. Dalam pengadaan, sering kali ada peluang besar (termasuk dalam sistem TI) melalui pendekatan strategis terhadap manajemen kategori, manajemen permintaan, dan manajemen kinerja vendor. Salah satu pemerintah Eropa Barat menghemat biaya hingga 25 persen dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memperkenalkan manajemen kategori.
- Berorganisasi untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan bakat. Banyak organisasi dapat menyederhanakan hierarki mereka dengan mengurangi jumlah lapisan manajemen dan beralih ke tim lintas fungsi. Sebuah perusahaan energi Inggris yang beralih ke tim lintas fungsi—masing-masing dengan tujuan yang jelas, sumber daya yang dialokasikan untuk tujuan tersebut, dan pengiriman yang dikelola berdasarkan kinerja—memotong waktu untuk memenuhi pesanan pengadaan hingga dua pertiga dan mengurangi tumpukan pekerjaan hingga 30 persen. Hampir 100 persen staf yang disurvei lebih menyukai cara kerja yang baru. Bersamaan dengan tindakan ini, meningkatkan keterampilan karyawan dapat membantu mereka memenuhi kebutuhan masa depan dari peran mereka.
Relevansi untuk Indonesia
Di Indonesia, peningkatan produktivitas pemerintah menjadi tantangan besar karena birokrasi yang masih panjang dan adaptasi teknologi yang belum maksimal. Beberapa langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan produktivitas di Indonesia meliputi:
- Digitalisasi layanan publik: Percepatan transformasi digital dalam pelayanan administrasi publik, seperti e-KTP, pajak online, dan layanan kesehatan berbasis digital.
- Penyederhanaan regulasi: Reformasi birokrasi untuk mengurangi hambatan administratif yang memperlambat kinerja pemerintah.
- Optimalisasi SDM: Meningkatkan kompetensi ASN melalui pelatihan berbasis teknologi dan pemanfaatan AI untuk tugas-tugas administratif.
- Kolaborasi dengan sektor swasta: Menjalin kemitraan dengan perusahaan teknologi dalam mengembangkan solusi layanan publik berbasis AI dan data analytics.
Bagaimana agenda ini dapat dimajukan di tingkat lembaga, kementrian atau departemen? disarankan pendekatan bertahap. Pertama, pahami potensi penuh untuk peningkatan produktivitas di seluruh organisasi, dan atas dasar itu, tetapkan aspirasi yang berlandaskan pada peningkatan pemberian layanan dan efisiensi. Kemudian, kembangkan serangkaian inisiatif yang diprioritaskan, dengan kejelasan tentang investasi yang dibutuhkan dan kasus manfaat yang dimiliki dan disetujui oleh lini bisnis. Terakhir, lanjutkan ke implementasi, dengan lini yang bertanggung jawab atas pemberian manfaat, penghematan yang tercermin dalam anggaran, dan dengan bias terhadap peningkatan pemberian jika memungkinkan.
Argumen untuk peningkatan produktivitas sektor publik tidak pernah sekuat ini, dan peluangnya tidak pernah sebesar ini. Pendekatan sistemik dapat menciptakan kondisi dan pendorong keberhasilan yang tepat, yang memungkinkan departemen dan organisasi pemerintah untuk segera mengejar perubahan dalam produktivitas. Titik awalnya harus berupa aspirasi untuk secara drastis meningkatkan kualitas layanan dan nilai uang yang diberikan kepada publik.